Guter Einkauf beginnt vor der Bestellung.
Corlis verbindet Bedarf, Ausschreibung, Vergabe und Bestellung in einem System, nach denselben Regeln für alle Abteilungen, Standorte oder Gesellschaften, jede Entscheidung dokumentiert.
Vom Bedarf zur Bestellung. An einem Beispiel erklärt.
Ein Fachbereich benötigt drei Bauteile. Der Einkauf holt Angebote ein, vergleicht sie und entscheidet über die Vergabe. In Corlis bleiben Unterlagen und Entscheidungen an diesem Vorgang. Wählen Sie einen Schritt, um ihn gezielt anzusehen.
Bedarf erfassen. Der Fachbereich beschreibt in einem Satz, was er braucht; Corlis legt daraus drei Positionen an. Ohne Preis ist keine Genehmigung nötig: Die Anforderung geht direkt an den Einkauf.
Lieferanten anfragen. Der Einkauf fasst die Positionen zu einer Anfrage zusammen und sendet sie an drei Lieferanten. Alle bekommen dieselbe Positionsliste und dieselbe Frist und antworten im Portal.
Angebote vergleichen. Die Angebote stehen nebeneinander, das günstigste ist markiert. Der Einkauf prüft Gesamtpreis und Liefertermin, bevor er entscheidet.
Vergabe entscheiden. Der Einkauf vergibt an Mayer Werke GmbH und begründet die Entscheidung. Angebotsstand und Begründung bleiben dokumentiert, das Ergebnis geht an den Fachbereich zurück.
Bestellung auslösen. Der Fachbereich meldet den Bedarf mit den Werten der Vergabe. Über 25.000 € stimmt die Bereichsleitung zu, danach bestellt der Einkauf und der Lieferant bestätigt im Portal.
- Bedarf erfassen: Der Fachbereich beschreibt drei Bauteile, für die es noch keinen Preis gibt. Ohne Preis ist keine Genehmigung nötig, die Angebotsanforderung geht direkt an den Einkauf.
- Lieferanten anfragen: Der Einkauf sendet eine Anfrage mit denselben Positionen und derselben Frist an drei Lieferanten.
- Angebote vergleichen: Die drei Angebote stehen nebeneinander, Mayer Werke GmbH ist mit 30.300 Euro am günstigsten.
- Vergabe entscheiden: Der Einkauf vergibt an Mayer Werke GmbH und begründet die Entscheidung. Das Ergebnis geht an den Fachbereich zurück.
- Bestellung auslösen: Der Fachbereich meldet den Bedarf mit 30.300 Euro, die Bereichsleitung genehmigt, der Einkauf bestellt, der Lieferant bestätigt.
Die Angebotsanforderung geht ohne Genehmigung an den Einkauf: Ohne Preis wird noch nichts ausgegeben. Genehmigt wird der Bedarf mit den Preisen der Vergabe, vor der Bestellung, hier von der Bereichsleitung ab 25.000 €.
Welche Freigaben wo greifen, legen Sie in Ihren Regeln fest: für Bedarf, Anfrage, Bieterliste und Bestellung, mit Wertgrenzen und Stufen.
Für wiederkehrende Bedarfe nutzen Sie hinterlegte Kataloge und Rahmenverträge. Dafür muss nicht jedes Mal eine neue Anfrage an Lieferanten entstehen.
Wir zeigen Ihnen den Ablauf live und besprechen, wie Ihre Zuständigkeiten darin abgebildet werden.
Produktdemo anfragenEntscheiden Sie, bevor aus einem Bedarf eine Verpflichtung wird.
Wenn Anforderungen im Postfach liegen, Angebote in Excel verglichen und Freigaben separat eingeholt werden, fehlt der Zusammenhang. Corlis führt diese Arbeitsschritte in einem Vorgang zusammen.
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Was wird benötigt?
Fachbereiche erfassen Positionen, Mengen und den gewünschten Termin am Bedarf.
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Welches Angebot passt?
Der Einkauf vergleicht Preise und Nebenkosten auf derselben Positionsbasis und hält die Auswahl fest.
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Wer darf freigeben?
Die hinterlegten Zuständigkeiten und Wertgrenzen bestimmen, wer entscheiden muss.
Sie sehen, wer was entschieden hat. Und warum.
Welche Angebote lagen vor? Welche Konditionen wurden gewählt? Warum erhielt dieser Lieferant den Auftrag? Corlis hält die Grundlage der Vergabe in einem Entscheidungsblatt fest.
Beispiel mit fiktiven Lieferanten und Preisen · derselbe Vorgang wie im Ablauf oben
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Die verglichenen Angebote
Wer angefragt wurde, wer ein Angebot abgab, Preise je Position und der Liefertermin.
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Die vergebenen Positionen und Konditionen
Welcher Lieferant welche Position zu welchem Preis erhält, mit Gesamtsumme.
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Die Begründung der Lieferantenauswahl
So, wie der Einkauf sie bei der Vergabe eingetragen hat.
Ihre Regeln gelten auch über Abteilungsgrenzen hinweg.
Sie legen Zuständigkeiten und Freigaben für Ihre Organisation fest, bei Bedarf unterschiedlich je Gesellschaft oder Standort. Die Beteiligten arbeiten am gemeinsamen Vorgang und können dessen Stand nachvollziehen.
Sicherheit und Datenschutz ansehen →Corlis für den Einkaufsprozess. Ihr ERP für die anschließende Verarbeitung.
Die Verbindung zwischen beiden Systemen planen wir mit Ihnen und Ihrer IT. Wir klären, welche Daten übernommen werden sollen, welche Bestellinformationen zurückgehen und welches System die jeweiligen Daten führt.
Individuelle ERP-Anbindung auf Anfrage
SAP Business OneSAP S/4HANAMicrosoft Dynamics 365 Business Central
Für diese und weitere Systeme prüfen wir die konkrete Anbindung. Verfügbare Schnittstellen, Datenumfang und nötige Anpassungen bestimmen die Umsetzung. Leistungsumfang, Aufwand und Kosten vereinbaren wir vor der Beauftragung.
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System und Daten klären
Welche ERP-Version nutzen Sie? Welche Lieferanten-, Artikel- und Bestelldaten werden benötigt?
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Übergaben festlegen
Wir vereinbaren, welche Daten in welche Richtung fließen und wer für deren Pflege zuständig ist.
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Anbindung umsetzen und prüfen
Die vereinbarten Übergaben werden eingerichtet und anhand eines Testvorgangs gemeinsam geprüft.
Starten Sie mit einem
klar abgegrenzten Einkaufsprozess.
Wir vereinbaren zuerst, welchen Ablauf Sie mit Corlis abbilden möchten. Daran richten sich Einrichtung, Datenübernahme und eine mögliche ERP-Anbindung aus.
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Ablauf in der Demo prüfen
Sie sehen das Produkt und besprechen mit uns Ihre Zuständigkeiten, Freigaben und bestehenden Systeme.
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Umfang und Angebot festlegen
Sie erhalten ein Angebot für die vereinbarte Nutzung und Einführung. Benötigte Integrationsleistungen werden darin gesondert beschrieben.
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Einrichten und gemeinsam erproben
Wir richten den vereinbarten Prozess mit Ihnen ein und gehen einen ersten Vorgang durch. Danach legen Sie fest, wie weitere Bereiche hinzukommen.
Erst verstehen, wofür Ihr Unternehmen heute einkauft?
Die Einkaufsanalyse wertet vorhandene Rechnungen und Einkaufsdaten aus. Sie zeigt Ausgaben auf Positionsebene und untersucht Preisunterschiede sowie Ansätze zur Bündelung. Die Ergebnisse besprechen wir mit Ihnen und priorisieren, was weiter geprüft werden sollte.
Die Analyse ist ein separat beauftragtes Angebot. Sie können Corlis direkt für Ihren laufenden Einkauf einsetzen, eine Analyse ist dafür nicht erforderlich.
Ablauf und Ergebnis der Einkaufsanalyse ansehen →Was Sie vor einer Einführung wissen möchten.
Für welche Unternehmen ist Corlis gedacht?
Für mittelständische Unternehmen, in denen Fachbereiche, Einkauf und Freigebende gemeinsam Beschaffungen bearbeiten. Mehrere Standorte oder Gesellschaften lassen sich abbilden, sind aber keine Voraussetzung.
Müssen wir unser ERP wechseln?
Nein, ein ERP-Wechsel ist für den Einsatz von Corlis nicht vorgesehen. Im Einführungsprojekt klären wir, welche Aufgaben in welchem System bleiben und welche Datenübergaben benötigt werden. Die Anbindung wird für Ihre konkrete Umgebung geprüft.
Wie viel Aufwand kommt auf unser Team zu?
Ihr Team bringt die bestehenden Abläufe, Zuständigkeiten und benötigten Stammdaten ein. Bei einer Systemanbindung kommt Ihre IT hinzu. Den Einführungsumfang und die Aufgaben auf beiden Seiten vereinbaren wir vor dem Start.
Was kostet Corlis?
Der Preis richtet sich nach dem Einkaufsvolumen, den benötigten Nutzerrollen, Standorten, Gesellschaften und dem Funktionsumfang. Einrichtung und eine individuelle ERP-Anbindung werden im Angebot gesondert ausgewiesen. In der Produktdemo klären wir, welchen Umfang Sie benötigen.
Wie kann ich den Umgang mit unseren Daten prüfen?
Datenbank und Dateien liegen in der EU, die Auftragsverarbeitung regelt ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Informationen zu Hosting, Zugriffsrechten und Datenschutz finden Sie im Bereich „Sicherheit“; Anforderungen Ihrer IT besprechen wir vor einer Einführung. Sicherheit und Datenschutz ansehen →
Sehen Sie, wie Ihr Einkauf mit Corlis arbeiten kann.
In der persönlichen Produktdemo zeigen wir Ihnen den Weg vom Bedarf bis zur Bestellung. Gemeinsam klären wir, welche Freigaben Sie benötigen, wie Ihr ERP eingebunden werden soll und welcher erste Einsatz sinnvoll ist.
Nach Ihrer Anfrage stimmen wir den Termin per E-Mail mit Ihnen ab.
Lieber direkt Kontakt aufnehmen?
05455 6932000 · kontakt@corlis.de