Wie es funktioniert
Aus Belegen wird eine Datenbasis. Erst darauf lassen sich Fragen stellen.
1 · Was hineingeht
- EingangsrechnungenPDF, auch gescannt
- ZUGFeRD / XRechnungbereits strukturiert
- Buchhaltungs-Exportträgt alle Beträge
- ERP-Positionenwo eine Bestellung lief
- DMS-Exportwenn vorhanden
24 Monate · alle Gesellschaften
Der Regelfall ist eine Mischung mehrerer Quellen — kein System trägt allein den ganzen Einkauf.
2 · Was daraus wird
Lesen
- Quellen
- Positionen
Ordnen
- Einheiten
- Warengruppen
- Bereinigen
Rechnen
- Vergleich
- Hebel
- Maßnahmen
Ein Zielschema: eine Zeile je Rechnungsposition
Was unsicher bleibt, entscheiden Sie in der Prüfrunde — als Regel für den ganzen Bestand.
3 · Was herauskommt
Rechnungsanalyse
- Positionsgenauer Bestand
- Füllgrad je Feld
- Warengruppen & Lieferanten geordnet
Einkaufspotenzialanalyse
- Befundbericht mit Rechenweg
- Fünf Hebel, einzeln gerechnet
- Maßnahmen nach Wirkung sortiert
Stufe 1 von 8
Quellen aufnehmen
Was passiert
Jede Quelle wird ihrer Gesellschaft zugeordnet, Zeitraum und Vollständigkeit werden festgehalten. Der Regelfall ist eine Mischung — kein System trägt allein den ganzen Einkauf.
Was herauskommt
Eine Landkarte Ihrer Datenlage: welche Gesellschaft liefert was, und wo nichts liegt.
Wo die Grenze liegt
Was keine Quelle hat, taucht auch später nicht auf. Die Lücke steht deshalb am Anfang und nicht als Fußnote im Bericht.
Optional · nach dem Ergebnistermin
Wenn Sie wollen, bleibt die Ordnung.
Die Analyse endet mit einem Befund und einem geordneten Bestand — nicht mit einem Einführungsprojekt. Ob daraus eine dauerhafte Struktur wird, entscheiden Sie danach. Corlis bildet sie ab, wenn Sie es wollen; die Analyse ist auch ohne das vollständig.
- Verbindliche WarengruppenDie Systematik aus der Analyse wird zum Stammbestand, auf dem der Einkauf arbeitet — statt zu einer Tabelle im Ordner.
- Rahmenverträge mit KonditionenAus „hier zahlen wir Unterschiedliches“ wird ein Vertrag mit hinterlegten Preisen, gegen den jede Bestellung läuft.
- Freigaben und BestellwegeAus „hier läuft zu viel an der Struktur vorbei“ wird eine Regel, durch die jeder neue Bedarf geht.
Drei Stufen: Ihre Quellen kommen herein, alles wird auf Positionsebene zusammengeführt und geordnet, am Ende steht ein Bestand, den man auswerten kann. Welche Fragen Sie an ihn stellen, entscheiden Sie — die beiden Bausteine bauen aufeinander auf.
Es gibt nicht die eine Quelle, aus der ein Einkaufsvolumen positionsgenau herausfällt. In der Buchhaltung stehen alle Beträge, aber keine Artikel. Im ERP stehen Artikel und Preise — allerdings nur dort, wo eine Bestellung lief. Auf der Rechnung steht beides, dafür als Dokument und nicht als Tabelle. Deshalb arbeitet die Analyse mit dem, was da ist, und führt alle Quellen in dasselbe Zielschema: eine Zeile je Rechnungsposition, mit Artikel, Menge, Einheit, Einzelpreis, Lieferant und Gesellschaft. Der Regelfall ist eine Mischung mehrerer Quellen, keine einzelne.
Der Aufwand steckt nicht im Auslesen, sondern im Vergleichbarmachen. Dieselbe Ware trägt in jedem System einen anderen Namen, und für dieselbe Einheit finden sich mehrere Schreibweisen. Ohne Normalisierung landet dieselbe Ware in verschiedenen Vergleichstöpfen, und jede Preisaussage wird löchrig — deshalb gehören Einheitennormalisierung und Warengruppenzuordnung in die Analyse und nicht in einen zweiten Schritt. Was dabei unsicher bleibt, geht in die gemeinsame Prüfrunde: Ihre Entscheidungen werden als Regel hinterlegt und gelten ab da für den ganzen Bestand.
Erst auf dieser Basis rechnet der zweite Baustein. Ein Preisvergleich zwischen Gesellschaften ist keine eigene Datenquelle, sondern eine Frage an denselben Bestand — und er ist genau so belastbar wie die Zuordnung darunter. Die Reihenfolge ist deshalb keine Verpackung: Eine Potenzialrechnung ohne Positionsbasis wäre eine Schätzung mit Nachkommastellen.
- Rechnungsanalyse — die Grundlage. Quellen zusammenführen, Positionen auslesen, Einheiten normalisieren, Warengruppen zuordnen, bereinigen. Ergebnis ist der positionsgenaue Bestand mit ausgewiesenem Füllgrad je Feld: Sie sehen, was war, und woher jede Zahl kommt.
- Einkaufspotenzialanalyse — die Fragen an diesen Bestand. Preisspannen je Warengruppe, Vergleich zwischen den Gesellschaften, Lieferanten- und Belegstruktur, fünf getrennt gerechnete Hebel mit Methode, Realisierungsgrad und Vorbehalt. Ergebnis ist ein Befundbericht und eine nach Wirkung sortierte Maßnahmenliste.
Die Analyse endet mit einem Befund und einem geordneten Bestand — nicht mit einem Einführungsprojekt. Ob daraus eine dauerhafte Struktur wird, entscheiden Sie nach dem Ergebnistermin: verbindliche Warengruppen, Rahmenverträge mit hinterlegten Konditionen, Freigaben und definierte Bestellwege. Das bildet Corlis ab, wenn Sie es wünschen. Es ist weder Teil der Analyse noch Bedingung dafür — die Analyse ist auch ohne das vollständig.
- Quellen aufnehmen und je Gesellschaft zuordnen
- Positionen auslesen, mit Konfidenz je Feld
- Einheiten auf eine normalisierte Einheit zurückführen
- Positionen den Warengruppen zuordnen — über alle Gesellschaften dieselbe
- Dubletten, unplausible Beträge und Intercompany-Verrechnungen nach benannter Regel trennen
- Preise je Warengruppe und Einheit vergleichbar machen
- Hebel rechnen, jeden einzeln, mit Vorbehalt und Realisierungsgrad
- Maßnahmen nach finanzieller Wirkung sortieren
Diese Seite beschreibt, was mit den Daten geschieht. Was Sie dabei tun und wie lange es dauert, steht unter „Ablauf & Zeitplan". Wie gerechnet wird und was sich aus Rechnungen nicht ableiten lässt, steht unter „Methodik & Grenzen".
Erst sehen, was war. Dann ordnen.
Die Analyse ist der erste Schritt, nicht der einzige. Sie zeigt, wo Ihr Geld hingeht — und liefert die Struktur, mit der Corlis danach arbeitet. Sehen Sie sich die Demo an oder sprechen Sie mit uns über Ihren Bestand.